Image

ست نصائح للسيطرة على صندوق بريدك الوارد

Bread assortment حمولة بريدية زائدة لا تدع صندوق الوارد يضيع وقتك
مصدر الصورة: بيكسلز

ما هي أفضل طريقة لاستعراض رسائل البريد الإلكتروني التي تردك يومياً والتعامل معها؟ الجواب المختصر: عكس ما تفعله الآن تماماً، على الأرجح.

إذا كنت تتصرف مثلما كنت أتصرف قبل أن أبدأ بإظهار المزيد من الاهتمام، فعلى الأرجح أن هذا ما كان يحدث معك: تقوم بتسجيل الدخول إلى بريدك الإلكتروني، وتبدأ بالتعامل مع الرسائل من الأعلى إلى الأسفل. ومن ثم قد تتوقف بسبب اتصال هاتفي أو اجتماع. وعندما تعود، تبدأ ثانية ولكنك تجد المزيد من الرسائل الجديدة، فتعود إلى البداية. قد يتكرر هذا النمط حوالي 10 مرات يومياً، ومع نهاية اليوم، قد تجد أنك لم تتعامل مع الأمور ذات الأولوية أو تحقق كمية العمل المرغوبة في هذا الوقت.

لم يحدث هذا؟ إن استعراض الرسائل يتطلب الكثير من العمل الذهني. ويمكن أن يستنزف قواك وقدرتك على التركيز على أمور أهم وأعقد إذا بدأت يومك به وكررته خلال النهار. لمزيد من التفاصيل حول علم الأعصاب، يمكنك أن تقرأ “Your Brain At Work” لديفيد روك.

حاولت أن أطبق العكس تماما، وأتجاهل البريد الإلكتروني لفترة. بطبيعة الحال، ليست هذه بطريقة جيدة على الإطلاق. فقد أفوت على نفسي شيئاً هاماً، أو قد تتراكم الرسائل لتصل إلى الآلاف ويصبح التعامل معها مستحيلاً.

ماذا يجب أن تفعل إذاً؟ أقدم لكم هذه الممارسات الست التي ألتزم بها قدر الإمكان:

  1. أضع قائمة بأولويات العمل قبل فتح البريد الإلكتروني، ويفضل أن تكون على لوح كتابة عادي بعيداً عن رسائل البريد الإلكتروني.

وجدت أن القيام بهذا في الليل قبل الذهاب إلى العمل في اليوم التالي مناسب لي. حيث أبدأ بقائمة واحدة، ومن ثم أرتبها حسب الأولويات، ومن ثم أحاول تحديد ما يمكن إنجازه بواقعية خلال اليوم. إن هذه الواقعية تؤلمني، حيث أنني متفائلة بطبيعتي، وأحاول حشر المزيد من المهام ضمن فترة زمنية محدودة، ولكن توجد حدود لا يمكن تخطيها.

  1. أقوم صباحاً بمسح سريع للرسائل الواردة حتى أتحقق من وجوب تغيير أولوياتي.

أقوم بترتيب الرسائل وفقاً للمرسل حتى أرى إذا وردني شيء من مدرائي أو من العملاء المهمين. ومن ثم أقوم بترتيبها وفق موضوع الرسالة حتى أرى إذا كان هناك ما يدعو للاهتمام. وأراجع أولوياتي وفقاً لهذه المعلومات الجديدة. كما أردّ فورياً على الرسائل التي يمكن التعامل معها بإجابة سريعة. إضافة إلى هذا، أضع علامات على الرسائل التي تحتاج إلى الاطلاع أو تنفيذ شيء ما ولكنها ليست ذات أولوية.

  1. أحتفظ بلوح الكتابة معي طوال النهار لتذكيري بالأولويات.

هكذا أستطيع إضافة الملاحظات، والبنود الجديدة، أو أعيد ترتيب الموجود عند الضرورة. وفي جميع الأحوال، يعتبر هذا اللوح خارطة الطريق التي أسترشد بها. وفي نهاية اليوم، يعتبر أيضاً سجل علامات يبين لي مدى نجاحي في التخطيط والتنفيذ.

  1. أخصص بعض الأوقات لتفقد البريد الإلكتروني، كما أفعل بالنسبة للمهام الأخرى.

تقول الكثير من الأبحاث أن تفقد البريد بشكل دوري أكثر فعالية من تفقده بشكل مستمر. وبالنسبة لي، يساعدني هذا على التركيز والمضي قدماً في العمل على أولوياتي. وقد أخبرني شخص أثق به في بداية عملي في أمازون: “إذا كان صندوق الوارد يمثل بالنسبة لك قائمة المهام التي يجب أداؤها، فسوف تفشلين”. حيث أن كل رسالة تمثل أولوية لشخص آخر، بفرض أنها هامة أصلاً.

  1. في نهاية اليوم، أعود إلى الرسائل المتبقية أقرأ مع تلك التي وضعت عليها علامة، وإذا تطلب الأمر الكثير من الوقت، أضيفها إلى قائمة المهام الواجب إنجازها.

بشكل عام، أحاول أن أحافظ على عدد الرسائل في صندوق الوارد تحت رقم معين. ويعتمد هذا الرقم على دوري والفريق الذي أعمل معه، وهو يتغير بشكل كبير. لقد وضع أحد المدراء في أمازون من معارفي رقماً يقارب العشرين، وهو شيء مذهل. إن رقمي أكبر من هذا بعض الشيء، ولكن وجوده يلعب دوراً هاماً، حيث يتيح لي معرفة من يتحكم بالآخر: أنا أو بريدي الإلكتروني.

  1. أخصص وقتاً في نهاية الأسبوع للتعامل مع الرسائل التي وردت على مدى الأسبوع بأكمله.

قد لا أتمكن من تحقيق الرقم آنف الذكر عن طريق عملي اليومي، وبالتالي تعتبر المراجعة الأسبوعية بمثابة خط الدفاع الثاني. كما أنني أطلع بهذه الطريقة على كمية كبيرة من الرسائل بحيث يمكنني أن أحدد أين يجب أن أخصص المزيد من الوقت، أو أكلف شخصاً آخر، أو غير ذلك.

إن الالتزام بطريقة العمل هذه باستمرار يشبه ممارسة الرياضة. حيث أنني أبلي حسناً في بعض الأشياء خلال مراحل مختلفة من العمل. وعندما أحس بانخفاض في إنتاجيتي، يتبين لي في أغلب الأحيان أنني كنت مهملة في إحدى الخطوات على الأقل. ويجب أن أفعل كل شيء بالتزام شديد للحصول على أقصى فائدة. وكما في ممارسة الرياضة، فإن النتائج المتعلقة بالإنتاجية تستحق العناء.

error: Content is protected !!